Meer over feedbackgeven

Feedback geven en ontvangen

Bewust maken en ontwikkelen van gedrag.

Een van de belangrijkste technieken in het effectief communiceren met uw medewerkers en in het ontwikkelen van competenties van uw medewerkers is het geven van feedback. Door feedback te geven maakt u, uw medewerkers meer bewust van het door hen vertoonde gedrag en het effect dat dit gedrag heeft op anderen.

Wat is feedback geven?

Feedback geven betekent letterlijk ‘terugkoppelen’. In de context van de werksituatie verstaan we onder feedback geven: het vertellen aan de ander wat we aan zijn werknemersgedrag waarnemen en wat hiervan het effect is op ons. In het algemeen betekent het geven van feedback in de werksituatie dat we iemands werkgedrag benoemen in relatie tot:

• Geldende normen voor professionaliteit (vakkennis en vaardigheden).
• Binnen de organisatie gemaakte afspraken (beleid en procedures).
• Algemene normen en waarden (beroepshouding en organisatiecultuur).
• Daarbij kan feedback geven zowel inhouden het geven van een compliment (positieve feedback) als het geven van kritiek (negatieve feedback).

Waarom feedback geven?

Het doel van feedback geven is dat we de ander bewust maken van zijn gedrag en wat dit gedrag voor effect heeft op ons en/of op anderen. Door elkaar feedback te geven leren we over elkaar en van elkaar. Feedback geven maakt dat positief gedrag wordt bevorderd en wordt gestimuleerd en dat ongewenst gedrag wordt gecorrigeerd en nagelaten. Hierdoor wordt de gewenste werkrelatie tussen medewerkers duidelijker, wordt gedrag effectiever en verbetert de werksfeer.

Wanneer werkt feedback geven?

Feedback is effectief als ze ‘gericht’, ‘expliciet’ en ‘functioneel’ is en direct aansluit op ‘waarneembaar gedrag’. Met andere woorden:

Bij feedback geven hoort het altijd te gaan over veranderbaar gedrag. Het gaat om het gedrag of de prestatie van de medewerker, niet om zijn of haar persoon. Dus: “Wat ik je zie doen …. “ i.p.v. “Jij bent niet …..”

Feedback is altijd persoonlijk.

Dus: “Wat mij opvalt …” i.p.v. “Men vindt dat …”

Feedback geeft u in het hier en nu, dus geen uitstel.

Dus: “Vanochtend viel het mij op dat ...” i.p.v. “Vorige week zei je dat ..”

De feedback wordt altijd concreet en beschrijvend gegeven en niet interpreterend en concluderend.
Dus: “Toen je mij in de rede viel tijdens de vergadering” i.p.v. “Jij probeert je altijd ten koste van mij te profileren”.

Het gaat bij feedback geven naast het feitelijke gedrag dat u waarneemt bij uw medewerker, ook over het uitspreken van uw gedachten en gevoelens hierbij.
Dus: “Toen je mij in de rede viel tijdens het werkoverleg, merkte ik dat mij dat erg irriteerde”

Het principe van feedback geven is tweerichtingsverkeer: zowel u als uw medewerker kunnen elkaar feedback geven.

U formuleert de feedback zodanig dat u de ontvanger uitnodigt om te reageren.

Hoe geeft u feedback

Wanneer u feedback wilt geven kunt u de volgende opbouw hanteren:

Contact maken:

• Schat in of de situatie voor feedback geven geschikt is (bv. geen anderen aanwezig).
• Noem de medewerker bij zijn naam en maak (oog)contact.
• Kondig de feedback aan. Zeg tegen uw medewerker dat u hem ergens feedback over wilt geven.
• Let op uw lichaamstaal. Laat met uw gezichtsuitdrukking en houding aan uw medewerker zien dat u uw feedback serieus neemt.

Feedback geven:

• Vertel wat u waarnam (ik zag/hoorde).
• Wat het effect daarvan op u was (Ik vond/ voelde).
• Wat u voorstelt of hoe u het in het vervolg wel wilt (Ik zou willen/ stel voor).

Opvangen:

• Vraag aan uw medewerker of deze uw feedback herkent.
• Vraag aan uw medewerker of deze van plan is iets te doen met de feedback.
• Luister naar uw medewerker en reflecteer op zijn reactie (dus als ik je goed begrijp ..)
• Sluit af met de vraag of uw medewerker nog behoefte heeft om op een later moment op de feedback terug te komen.

Hoe reageert u op ontvangen feedback?

Uw basishouding ten aanzien van het ontvangen van feedback is belangrijk. Als leidinggevende moet u feedback zien als een kans om te leren en niet als een aanval op u als persoon of op uw functioneren.

Sta open voor feedback en vraag om feedback. Als leidinggevende kunt u leren van uw medewerkers door gericht om feedback te vragen. Op deze manier vergaart u informatie op basis waarvan u weer makkelijker uw medewerkers kunt aansturen. Door zelf om feedback te vragen vervult u een voorbeeldfunctie.

Probeer de aan u gegeven feedback te begrijpen. Dit kunt u doen door verduidelijking te vragen. Ga NIET argumenteren of verdedigen. Luister goed en vraag eventueel om opheldering. Ook hier vervult u een voorbeeldfunctie!

Doe iets met zinvolle feedback. Beoordeel de feedback op zijn relevantie / bruikbaarheid. Laat zien dat u iets met de gegeven feedback doet.

Bedank u medewerkers voor gegeven feedback. Besef dat medewerkers vaak een hoge drempel over moeten om hun leidinggevende feedback te geven. Door “dank je wel” te zeggen geeft u blijk van waardering, dat uw medewerker deze stap heeft gezet.