Meer over beoordelen
Het beoordelingsgesprek
Benoemen van resultaten in werk.
Het beoordelingsgesprek is een formeel moment tussen u en uw medewerker. Het gesprek is bedoeld om richting uw medewerker aan te geven hoe u de werkresultaten van medewerker beoordeelt in het kader van de eerder gemaakte afspraken.
Over het beoordelingsgesprek.
Een beoordelingsgesprek wordt normaliter gevoerd nadat een taakstellend gesprek en minimaal één functioneringsgesprek hebben plaatsgevonden. Het beoordelingsgesprek wordt één keer per jaar gehouden en duurt ongeveer dertig minuten. De resultaten van de afspraken uit het taakstellend gesprek en de aanvullende afspraken uit het functioneringsgesprek staan centraal. Het primaire doel van het beoordelen is het funderen van arbeidsvoorwaardelijke beslissingen. Naar aanleiding van de beoordeling van een medewerker kan bijvoorbeeld het salaris wel of niet worden aangepast of kan worden besloten tot wel of niet verlengen van een arbeidscontract. Daarnaast dient het beoordelingsgesprek voor het verbeteren van het functioneren van de medewerker. Het beoordelingsgesprek is in principe minder een tweerichtingsgesprek dan het functioneringsgesprek. U als leidinggevende geeft uw formele oordeel over de prestaties van de medewerker. Dit betekent ook dat uw medewerker zich niet direct hoeft voor te bereiden op het beoordelingsgesprek.
Uw voorbereiding op het beoordelingsgesprek.
Het is belangrijk dat u in het opmaken van de beoordeling kijkt naar het gedrag en de resultaten over de gehele periode en niet naar dat van de afgelopen weken. Naast de criteria uit de aanwezige functiebeschrijving, haalt u uw informatie uit de gemaakte afspraken uit het taakstellend gesprek en het functioneringsgesprek. U richt zich hierbij op de resultaten, die de medewerker moest realiseren.
Gebruik vervolgens het beoordelingsformulier dat binnen uw organisatie wordt gehanteerd. Een beoordelingsformulier biedt u houvast tijdens de voorbereiding maar ook tijdens het voeren van het gesprek. Daarnaast heeft dit formulier een formele functie. De beoordeling wordt vastgelegd in het persoonsdossier. Voordat u het gesprek ingaat, denkt u nog na over de volgende punten:
- Is de beoordeling gestoeld op de eerder gemaakte afspraken over taken, doelen, resultaten en werkwijzen?
- Zijn de hiervoor afgesproken meetmethoden gehanteerd?
- Welke meer subjectieve afspraken zijn gemaakt?
- Met welke praktijkvoorbeelden kan ik mijn beoordeling hierover onderbouwen?
De opbouw van het beoordelingsgesprek.
Het beoordelingsgesprek kent de volgende opbouw:
- Doel van het gesprek benoemen: U geeft aan dat u in dit gesprek uw medewerker een formele beoordeling zult geven over de werkresultaten van de betreffende periode. Eventueel geeft u aan welke procedurele mogelijkheden er voor uw medewerker bestaan om te reageren op deze beoordeling (bv. indienen bezwaarschrift).
- Beoordeling doornemen: Dit doet u aan de hand van het bespreken en toelichten van het door u ingevulde beoordelingsformulier.
- Consequentie bespreken: U geeft uw medewerker aan wat de eventuele arbeidsrechtelijke consequenties zijn van de beoordeling. Te denken valt hierbij aan een salarisverhoging, verlengen aanstellingsduur, ontslagaanvraag, etc.
- Reactie vragen van uw medewerker: U vraagt uw medewerker wat deze herkent in de beoordeling en wat niet. U kunt ook vragen wat voor emotie de beoordeling oproept en of de medewerker de beoordeling accepteert.
- Afspraken maken: Op basis van het resultaat van de beoordeling kunnen afspraken worden gemaakt voor vervolg- c.q. verbeteractiviteiten. Of te wel: Wat is er nodig om de eerst volgende keer te komen tot een (nog) betere beoordeling.
- Afronding van het gesprek: U vraagt uw medewerker het beoordelingsformulier voor akkoord te ondertekenen. Daarna evalueert u het gesprek en vraagt u om feedback.
Tips bij het beoordelingsgesprek
- Voer geen beoordelingsgesprek wanneer u weinig tijd heeft. Hoewel een gemiddeld beoordelingsgesprek niet lang hoeft te duren (ongeveer een half uur) kan een beoordeling sterke emoties oproepen bij uw medewerker. Het goed afwikkelen van deze emoties is dan van groot belang.
- Probeer bij de hoofdlijnen van de beoordeling te blijven en laat u niet verleiden tot onnodige details.
- Voorkom discussies en "woordenstrijd". Vat zonodig samen en check of uw medewerker u goed heeft begrepen. Indien nodig noteert u blijvende meningsverschillen tussen u en uw medewerker in het beoordelingsformulier.
- Word niet tijdens het gesprek niet geëmotioneerd of persoonlijk ook indien u vindt dat uw medewerker onredelijk reageert.
En …
- Misschien wel het belangrijkste in het beoordelen is dat u zich dient te houden aan het beoordelen van uitsluitend de eerder afgesproken criteria (taken, doelen, resultaten, werkwijzen). Wanneer u via de afgesproken meetmethode uitsluitend deze vooraf overeengekomen criteria beoordeeld is de kans op non-acceptatie bij uw medewerker gering.