Meer over het taalstellend gesprek

Het taakstellend gesprek

Afspraken maken over de werkzaamheden van uw medewerker.

Een taakstellend gesprek is de eerste stap in het sturen op de doelen en de output van uw medewerker. Een goed taakstellend gesprek voorkomt onduidelijkheden in de wederzijdse verwachtingen en levert een belangrijke bijdrage aan de effectiviteit van de werkzaamheden. 

Doel van het taakstellend gesprek.

In een taakstellend gesprek maakt u afspraken over de doelen waarop de werkzaamheden van uw medewerker zich richten en de kwantiteit en kwaliteit van de output. Het taakstellend gesprek kan worden gezien als een totaalafspraak over de te bereiken resultaten van uw medewerker.

Om te komen tot deze resultaten worden in het taakstellend gesprek ook afspraken gemaakt over de bevoegdheden van de medewerker, de middelen die door u aan de medewerker beschikbaar worden gesteld en de ondersteuning die uw medewerker van u en/of van anderen in of buiten uw organisatie mag betrekken.

Het taakstellend gesprek wordt meestal gevoerd voor de periode van één jaar. Hierdoor kan het ook worden gezien als de start van de functionerings- en beoordelingscyclus. Het taakstellend gesprek vindt altijd plaats binnen de kaders van de strategie en het beleid van uw organisatie. Ook dient u ervoor te zorgen dat er geen conflicterende overlap plaatsvindt tussen de benoemde taken, doelen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende medewerkers.

De structuur van het taakstellend gesprek.

Vooraf aan het gesprek heeft u, uw medewerker geïnformeerd over het doel van dit gesprek. Ook hebt u, uw medewerker de conceptdoelen en taken toegestuurd. U hebt daarbij uw medewerker gevraagd om eventuele vragen met betrekking tot werkdoelen en werkuitvoering te noteren en deze tijdens het gesprek in te brengen.

Gesprek

Leg (nogmaals) het doel uit van het gesprek (Doel: komen tot afspraken over de te bereiken doelen en de wijze van taakuitvoering)

U presenteert de door u voor uw medewerker opgestelde doelen en taken. Deze doelen en taken richten zich op een drietal gebieden te weten:

• Resultaatdoelen (wat moet door de medewerker in termen van output worden
• bereikt)
• Procesdoelen (hoe moet deze output worden bereikt)
• Relationele doelen (hoe wordt door de medewerker met u en met collega’s
• samengewerkt)

De door u opgestelde doelen zijn SMART gedefinieerd. Dit wil zeggen dat ze concreet zijn, meetbaar zijn en zijn gehangen aan een tijdpad. Ook geeft u voor elk van de doelen aan hoe u de geleverde output op dit doel meet en wat u ziet als de normen (wat is goed, wat is onvoldoende).

U vraagt uw medewerker of deze vragen heeft over de door u gepresenteerde doelen (Zijn de doelen duidelijk? Zijn ze acceptabel?), over de wijze van meten en over de normen. Vervolgens vraagt u, uw medewerker of deze aanvullingen ziet.

Wanneer er tussen u en uw medewerker overeenstemming is over de doelen, de meetwijze en de wijze van taakuitvoering wordt gesproken over de middelen (tijd, ondersteuning, materiele middelen) die ter beschikking worden gesteld vanuit u en uw organisatie.

Nadat de taak-middelen discussie is gevoerd maakt u afspraken over de manier waarop de voortgang van de taakuitvoering wordt gemonitord. Mogelijkheden zijn: bijvoorbeeld maandgesprekken of kwartaalrapportages.

Vervolgens plant u ook met uw medewerker de data voor het functioneringsgesprek (1 tot 2 keer per jaar) en het beoordelingsgesprek (einde van de jaartermijn).

Door u wordt van het taakstellend gesprek een puntsgewijze samenvatting gemaakt. Deze samenvatting wordt door u ondertekend en ter ondertekening voorgelegd aan uw medewerker. Na ondertekening door u medewerker bewaart u dit formulier in het persoonsdossier.

Opmerkingen

• Zorg voor een evenwichtig pakket van resultaat-, proces-, en relationele doelen.
• Zorg ervoor dat het totale pakket realistisch is in relatie tot de beschikbare werktijd (fulltime/ parttime).
• Zorg dat alle doelen, taken, normen, meetwijze, etc. concreet en duidelijk worden gedefinieerd.
• Besef dat een taakstellend gesprek in feite een onderhandelingsgesprek is en dat het succes van het vervolg afhangt van het draagvlak dat u voor de afspraken weet te bereiken. Haal daarom niet het onderste uit de kan en sta open voor suggesties van uw medewerker.
• Besef dat uw hele functionerings- en beoordelingscyclus voortbouwt op de afspraken uit het taakstellend gesprek. Bijvoorbeeld: U kunt op het einde van het jaar geen andere aspecten beoordelen dan die, waarover u in het taakstellend gesprek afspraken heeft gemaakt.
• Sluit het gevoerde gesprek af met een korte evaluatie: wat verliep goed in dit gesprek, wat kan een volgende keer beter, welke tip heeft uw medewerker voor u.