Meer over doelen en afspraken
Doelen stellen en afspraken maken
De weg naar resultaat en succesbeleving
Als leidinggevende kunt u het gedrag van uw medewerker of team pas gericht sturen, wanneer er vooraf duidelijke, meetbare doelen zijn geformuleerd. Het stellen van doelen en het maken van afspraken over hoe deze doelen dienen te worden bereikt biedt u houvast in het aansturen van uw medewerkers en uw team.
Waarom stellen we doelen en maken we afspraken?
Het stellen van doelen en het maken van afspraken heeft de volgende functies:
- Het schept helderheid en duidelijkheid voor medewerkers in de werksituatie.
- Het bevordert het nemen van beslissingen.
- Het schept een gezamenlijke verantwoordelijkheid.
- Het motiveert en stimuleert tot het nemen van actie.
- Het bevordert de samenwerking tussen u en uw medewerker.
- Het halen van doelen creëert succesbeleving.
Wat voor doelen zijn er?
In het stellen van doelen kunnen we een onderscheid maken tussen resultaatdoelen (wat moet er worden bereikt) en procesdoelen (afspraken over hoe we daar komen).
Een andere manier om naar doelen te kijken is om een onderscheidt te maken tussen doelen vanuit het perspectief van de organisatie (organisatiedoelen) en doelen vanuit het perspectief van de medewerker (persoonlijke doelen).
Wanneer stellen we onze doelen?
Het beste bepaalt u de doelen in een overlegmoment met u medewerker of team.
U kunt voor het team doen in een hervoor gepland teamoverleg. Voor een individuele medewerker kunt u dit doen op de volgende momenten:
- Na afloop van een functioneringsgesprek.
- Bij afronding van een beoordelingsgesprek.
- Bij het vaststellen van de doelen voor het komende jaar [taakstellend gesprek].
- Tijdens de begeleiding in een verzuimtraject.
- Bij een ontwikkel- of loopbaangesprek [Het maken van afspraken over ontwikkeling in eigen functie of naar een andere functie toe].
Waarop moet u letten bij het stellen van doelen en het maken van afspraken?
Zorg voor acceptatie.
Bij het maken van afspraken met uw medewerker, is het als eerste van belang dat u beiden het nut en de noodzaak inziet om de voorgenomen doelen/ afspraken te realiseren. Licht daarom het ‘waarom’ van de doelen die u wilt stellen altijd toe. Niet weten waarom een doel wordt gesteld ondergraaft de motivatie voor het leveren van de noodzakelijke inspanning die nodig is om het doel te bereiken.
Maak het doel concreet.
Een doel of afspraak als, “We moeten klantvriendelijker zijn”, is weinig concreet en roept vragen op. Als u afspraken wilt maken met uw medewerker of team, dan kunt u de SMART-methode hanteren, om onduidelijkheid te voorkomen. SMART staat voor Specifiek (wat houdt de afspraak precies in)/ Meetbaar (hoe weten we of de afspraak al dan niet is behaald)/ Acceptabel (is de afspraak voor zowel organisatie als medewerker acceptabel)/ Realistisch (zijn de randvoorwaarden aanwezig om de afspraak in te vullen bv. middelen, ondersteuning)/ Tijdsgebonden (wanneer is de afspraak/actie afgerond).
SMART doelen stellen.
Een SMART doelstelling is richtinggevend: het geeft aan wat u wilt bereiken met uw medewerker en stuurt tegelijkertijd het gedrag van uw medewerker en van uzelf. Bovendien wordt aangegeven welke resultaten wanneer moeten worden bereikt. Door een doelstelling SMART te formuleren is de kans groter dat er in de praktijk iets van terecht komt.
SMART staat voor:
- Specifiek. Maak uw voornemen zo concreet mogelijk.
- Meetbaar. Wanneer hebt u uw doel bereikt? Wat is er dan zichtbaar aan resultaat? Hoe kunt u het eindresultaat meten?
- Acceptabel. Houd rekening met uw organisatie, team en andere medewerkers bij het formuleren van doelen. Is het voor u en uw medewerker een doelstelling, waar u beiden achterstaat?
- Realistisch. Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kan uw medewerker de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Heeft uw medewerker voldoende kennis, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert mensen niet.
- Tijdgebonden. Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer is het doel bereikt? Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum.
En ….
Let op dat de vele doelen die u binnen uw afdeling stelt elkaar niet bijten. Het is erg vervelend wanneer bijvoorbeeld de doelen die u stelt en de afspraken die u maakt met een medewerker zich niet verhouden tot bestaande teamdoelen en teamafspraken. Wanneer doelen met elkaar in botsing komen treedt irritatie en demotivatie op.
Uiteindelijk staat of valt het bereiken van een doel met het nakomen van de gemaakte afspraken. Het monitoren op de gemaakte afspraken en het bijsturen wanneer afspraken niet of onvoldoende worden nagekomen is dus onlosmakelijk verbonden met het bereiken van doelen en het geven van leiding in een organisatie.